Политике и процедуре за потраживања

Једна од најосновнијих пословних функција је управљање новцем који улази у компанију као резултат продајне активности. Компанија мора успоставити рачуне за клијенте како би структуирала плаћања и одговорила на питање да ли да изда кредит и коме. Мора прикупити новац од купаца који су купили, и мора ускладити фактурисање и примљена средства. Све ове активности захтијевају политике које ће им дати смјернице и процедуре како би се одредило како их запосленици проводе.

Позадина

Компаније морају уравнотежити убрзавање прикупљања потраживања са могућношћу стицања купаца издавањем кредита и имплементацијом једноставних услова плаћања. Мала предузећа често имају ограничен приступ самим кредитима и можда ће морати да зависе од брзог плаћања неподмирених износа. Политика компаније дефинише циљеве и оквир функција потраживања са становишта таквих ограничења. Питања квалитета често доводе до закашњења у плаћању, а компанија мора узети у обзир задовољство купаца у процедурама наплате.

Манагинг Инвоицинг

Први корак у имплементацији система потраживања је развој политика и процедура за фактурисање. Посао може убрзати прикупљање издавањем фактура чим је продаја завршена. Унутрашње политике морају детаљно објаснити када одељење продаје треба да извештава о продаји и када би рачуноводство требало да изда фактуру. Процедуре детаљно описују шта мора да садржи извештај о продаји, како га припремити и где да га пошаље. Рачуноводствене процедуре дају детаље припреме фактуре, верификације, уноса података у рачуноводствени софтвер и слање рачуна.

Манагинг Цредит

Осим ако клијенти увек плаћају унапред, они обично добијају кредит, барем док не плате своје рачуне. Клијенти који примају кредит морају имати рачуне за које је компанија извршила кредитну провјеру и које прати за промптно плаћање. Политике компаније одређују који клијенти могу да отварају рачуне, какав процес одобравања кредита се примењује и који су потребни стандарди кредитирања. Процедуре детаљно описују податке о рачуну који су потребни клијентима, који врше проверу кредита и како. Процедуре за одржавање рачуна дају детаље о праћењу перформанси плаћања и како суспендовати кредит када је то потребно.

Прикупљање потраживања

Последњи корак у функционисању система потраживања је прикупљање доспелих износа што је брже могуће. Ако компанија послује у индустрији гдје је плаћање у року од 30 дана стандард, може понудити попусте или потицаје за раније плаћање. Редовни подсјетници за клијенте са кашњењима у плаћању су ефективно средство. Политике одређују стандардне услове плаћања, попусте и распоред за подсетнике, као и последице закашњелог плаћања. Поступци прикупљања детаљно прате плаћања, уносе рачуне у рачуноводствени систем, шаљу подсјетнике за закашњела плаћања и покрећу додатне акције наплате.