Процедура за отпис малог биланса

Прикупљање потраживања предузећа је рутински задатак све док се рачун не заустави. Компаније отписују мале биланце када вријеме и новац утрошени за наплату доспјелог износа прелазе добит остварену наплатом пуног износа. Политика и процедура компаније за отписивање малих биланса треба да буде јасна, а компанија треба да прегледа и ажурира политику и процедуру како би обе наставиле да задовоље пословне потребе.

Постављање правила

Политика за отписивање мале биланце одређује поступак који би сакупљачи требали слиједити. Политика описује максимални износ који запосленици могу отписати као мали баланс, напоре које запослени морају да уложе како би прикупили стање и техничку процедуру за документовање и задуживање отписа. Политика такође наводи радна места запослених који су одговорни за спровођење политике и описују процес за ревизију усклађености са политиком.

Идентификација рачуна

Први корак у поступку је идентификација стања на малим рачунима које прегледач разматра за отпис. Колекционари покрећу месечни упит који генерише извештај о пропуштеним рачунима са билансима који су једнаки или мањи од износа који политика дефинише као мали баланс.

Одобравање отписа

Ревизор затим анализира историју прикупљања сваког рачуна малог биланса како би потврдио да је особље уложило напоре које политика утврђује за наплату сваког дуга. На пример, ако политика захтева од особља да пошаље три обавештења и направи два телефонска позива одговорној страни, рецензент прегледава дневник или папирну датотеку како би проверио да ли је сакупљач послао обавештења и извршио потребне телефонске позиве. Ако рачун испуњава критеријуме, рецензент одобрава отпис и креира документ о усклађивању који евидентира износ отписа, датум када је рецензент препоручио отпис и разлог за отпис.

Израда дебита и кредита

Последњи корак у процедури отписа малог биланса је прављење одговарајућих дуговања и кредита у рачуноводственом систему. У месецу након што прегледач одобри рачун за отпис, компанија одобрава рачун и терети трошак за административни дебитни код. За потребе рачуноводства, компанија третира задужење као и друге административне накнаде, као што су недопуштени трошкови и прекорачења трошкова. Недозвољени трошак је трошак који ревизор утврди да није дозвољен према уговору или политици; прекорачење трошкова је трошак који премашује буџет. За сваку од ових задужења, електронска копија документа за подешавање обезбеђује резервну копију за дебитни унос.

Прикупљање касних плаћања

Повремено, власник рачуна плаћа салдо након што компанија отписује дуг. Када извршилац уплате изврши плаћање, компанија обрађује уплату као да је извршена на текућем рачуну. Особље рачуноводства уплаћује уплату и припрема ваучер за часопис који поништава отпис. Компанија укључује процес за укидање отписа као део процедуре отписа малих биланса.

Преглед и ревизија

Компаније периодично прегледавају рачуноводствене политике и процедуре као што је процедура отписа како би се осигурало да процедура задовољава потребе компаније. Ако, на примјер, преглед покаже да многи дужници на крају плаћају салдо који је на или близу лимита отписа, компанија може смањити лимит како би смањила број поништења отписа. Слично томе, компаније редовно врше ревизију својих процедура отписа како би осигурале да сакупљачи прате политику и да нема доказа о превари у одобреним отписима.