Правилан формат пословне е-поште

Ових дана, е-пошта често допуњује или чак замјењује традиционална пословна писма, интерне дописе и пропратна писма. Иако се е-пошта може сматрати неформалном, потребно је да одржите професионални тон у свим комуникацијама које шаље ваш посао. Мала предузећа, посебно, често желе да пројицирају професионални и углађени имиџ. Пословна е-пошта је форматирана слично као и традиционални штампани документи, али са неколико техничких и стилских разлика.

Користите исправне наслове

Традиционално пословно писмо почиње датумом у горњем левом углу, али нема потребе да то укључите у вашу е-пошту јер програми е-поште то раде аутоматски. Уместо имена компаније, адресе и дописника под датумом у традиционалном писму, програми за е-пошту укључују поља за примаоца, предмет е-поште, прилоге и додатне примаоце. За професионалан изглед, убаците примаоца са листе контаката како би се приказало пуно име, а не ручно уносити адресу е-поште. Учините вашу тему јасном и концизном, указујући на намеру поруке. Немојте користити кратице или речи у свим великим словима.

Користите поздрав и блок тело

Отворите тело е-поште са стандардним поздравом, као што је "Драги господине Смитх:" ако је то ваша прва е-порука примаоцу. Мање формалне честитке, као што је коришћење само имена примаоца, су у реду у каснијим е-порукама ако сте успоставили добар радни однос, али задржите професионални тон, јер се сва комуникација одражава на имиџ ваше компаније.

Користите стил блок тела са преломима између поздрава и тела, и између тела и затварања линија потписа. Једном размакните параграфе и избјегавајте украшавања, као што су подебљани и курзивни, осим ако је апсолутно неопходно нагласити точку. Користите традиционални, лако читљиви фонт, као што је Тимес Нев Роман или Ариал, и немојте користити обојен фонт или ХТМЛ. Циљ је да обезбедите да ваш прималац нема проблема са читањем е-поруке.

Врсте затварања које треба користити

Затворите своје писмо традиционално за формалне комуникације и са првим приматељима, користећи закључак као што је "С поштовањем", "Љубазни поздрави" или "Хвала вам". Ако сте успоставили добру комуникацију са својим примаоцем, накнадне е-поруке затворене са мање формалним изразима као што су "Најбољи" или "Хвала", често су прикладне, али увек узмите у обзир околности, садржај ваше комуникације у целини, жеље вашег примаоца и слику коју желите да креирате за вашу компанију. Упишите своје пуно име под затварањем за прву е-пошту и укључите наслов или позицију под својим именом. Изоставите своје презиме у наредним порукама е-поште за пријатељскији тон.

Уметните потпис фирме под својим именом и називом. Ако ваша компанија обезбеди потпис или лого за запослене, користите то, или укуцајте име компаније са адресом и бројем телефона. Потпис за е-пошту замењује заглавље у писму за штампање. Можете укључити и адресу е-поште, адресу веб-локације и број мобилног телефона.

Коришћење одрицања и прилога

У зависности од поруке коју шаљете, врсте компаније и индустрије у којој се налазите, можда ћете желети да укључите изјаву о одрицању одговорности на самом дну е-поште, као што је изјава којом се јасно наводи да ваша е-пошта није уговор или понуда. Одрицање од одговорности може вам помоћи да законски штитите, ако је исправно формулисано, али је мудро потражити савет адвоката у његовом креирању јер неће покрити све могуће ситуације.

Ако шаљете прилог са поруком е-поште, назначите да у поруци ваш прималац не сматра да је то нежељена пошта. Увек проверите граматику и правопис пре слања поруке.